الدليل الكامل لإنشاء وإدارة شركتك على Techsup Track. تعرف على كيفية تأهيل الموظفين ومراقبة الحضور وإنشاء التقارير والتأكد من الامتثال للوائح العمل السعودية.
مرحبًا بك في بوابة إدارة شركة Techsup Track! سيساعدك هذا الدليل الشامل على الاستفادة القصوى من المنصة لإدارة القوى العاملة لديك، ومراقبة الحضور، وضمان الامتثال للوائح العمل السعودية.
Techsup Track عبارة عن منصة لتتبع حضور المؤسسات وإدارة القوى العاملة معتمدة من وزارة الموارد البشرية السعودية. فهو يمكّنك من إدارة ترتيبات العمل المرنة، ومراقبة حضور الموظفين في الوقت الفعلي، وإنشاء تقارير الامتثال، والحفاظ على التواصل الفعال مع فريقك.
اتبع هذه الخطوات لإعداد حساب شركتك على Techsup Track.
انتقل إلى Techsup Track وانقر فوق "تسجيل الشركة" أو "أنشئ حسابك" ضمن قسم تسجيل الدخول للشركة.
قم بتوفير الاسم القانوني الرسمي لشركتك ورقم التسجيل والمعرف الضريبي وتصنيف الصناعة.
قم بإنشاء حساب المسؤول الأساسي باستخدام البريد الإلكتروني وكلمة المرور القوية. سيكون لهذا الشخص حق الوصول الكامل إلى إعدادات الشركة.
أدخل عنوان الشركة ورقم الهاتف والموقع الإلكتروني وتفاصيل جهة الاتصال الأساسية.
تقديم نسخ مصدقة من:
قم بمراجعة اتفاقية الخدمة وقبولها. ويشمل ذلك الامتثال للوائح العمل السعودية وسياسات Techsup Track.
سيتم التحقق من شركتك بواسطة دعم Techsup خلال 24 إلى 48 ساعة. ستتلقى رسالة تفعيل عبر البريد الإلكتروني عندما يكون حسابك جاهزًا.
قم بزيارة techsuptrack.com وانقر "تسجيل دخول الشركة"
أدخل البريد الإلكتروني وكلمة المرور للمسؤول اللذين قمت بإنشائهما أثناء التسجيل
في حالة التمكين، أدخل رمز التحقق الذي تم إرساله إلى بريدك الإلكتروني المسجل أو هاتفك
أنت الآن في بوابة إدارة الشركة. هذا هو مركز التحكم الخاص بك.
لقطة سريعة لمقاييس الشركة: إجمالي الموظفين، والمستخدمين النشطين اليوم، وعمليات تسجيل الحضور/الانصراف، وأي تنبيهات أو إجراءات معلقة
عرض في الوقت الفعلي لمن قام بتسجيل الدخول، ومن هو في فترة الاستراحة، ومن قام بتسجيل الانصراف، ومن هو غائب اليوم
مخططات توضح معدلات الحضور والالتزام بالمواعيد ومتوسط ساعات العمل والاتجاهات
تنبيهات النظام حول مشكلات الحضور وطلبات الموظفين الجدد والصيانة وتحديثات السياسة
صندوق التواصل لاستفسارات الموظفين وطلبات الإجازات والرسائل الإدارية
اختصارات للمهام الشائعة: دعوة الموظفين، وعرض التقارير، وإدارة الهيكل التنظيمي، وضبط الإعدادات
قم بتكوين المعلومات الأساسية لشركتك والعلامة التجارية على المنصة.
انقر على أيقونة الإعدادات أو "إعدادات الشركة" من القائمة الرئيسية
تحديث تفاصيل الشركة:
أضف عنوان المقر الرئيسي ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني
قم بتحميل شعار الشركة، واختر ألوان العلامة التجارية، وحدد المنطقة الزمنية للشركة
تحميل المستندات والشهادات الحكومية المطلوبة
انقر "حفظ" لتطبيق كافة التحديثات
حدد التسلسل الهرمي لشركتك عن طريق إنشاء الأقسام والفرق وعلاقات إعداد التقارير.
اذهب الى "المنظمة" أو "الهيكل" من القائمة الرئيسية
انقر "إضافة قسم" وأدخل اسم القسم (على سبيل المثال، "المبيعات"، "تكنولوجيا المعلومات"، "الموارد البشرية")
اختياريا إضافة وصف لمسؤوليات القسم
حدد مدير قسم (يجب أن يكون مستخدمًا حاليًا له دور مدير)
انقر "إنشاء" لحفظ القسم الجديد
التحكم في من يمكنه الوصول إلى الميزات من خلال إعداد الأدوار وتعيين الأذونات.
| الدور | الوصف | الأذونات |
|---|---|---|
| مدير الشركة | الوصول الكامل للنظام | جميع الميزات والإعدادات وإدارة المستخدم والتقارير |
| مدير القسم | التحكم على مستوى القسم | عرض موظفي القسم والحضور والتقارير. إدارة الأوراق |
| قائد الفريق | إشراف الفريق | عرض أعضاء الفريق والحضور والتقارير الأساسية |
| مدير الموارد البشرية | الوصول إلى الموارد البشرية | إدارة الموظفين، الإجازات، بيانات الرواتب، تقارير الامتثال |
| موظف | الوصول القياسي للموظفين | تسجيل الحضور/الانصراف، عرض الحضور الخاص، رؤية الرسائل |
| عارض | الوصول للقراءة فقط | عرض التقارير والبيانات فقط، دون إمكانية التعديل |
انتقل إلى "المستخدمون" أو "الفريق" من القائمة
ابحث عن الموظف الذي تريد تعديل دوره وانقر عليه
انقر "تحرير" وحدد الدور الجديد من القائمة المنسدلة
في حالة تعيين دور مدير، حدد القسم الذي سيديره
انقر "حفظ" وسيتم تحديث وصول الموظف على الفور
قم بإعداد المواقع الفعلية أو الإحداثيات حيث يمكن للموظفين تسجيل الحضور. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية للتحقق من الحضور استنادًا إلى نظام تحديد المواقع العالمي (GPS).
اذهب الى "الإعدادات" → "مواقع العمل"
انقر "إضافة موقع جديد" زر
تقديم:
استخدم الخريطة أو أدخل خط الطول/العرض الدقيق. يمكنك أيضًا تعيين نصف قطر السياج الجغرافي (عادةً 100-200 متر) لمزيد من المرونة.
حدد الأقسام التي تستخدم هذا الموقع
انقر "إنشاء موقع"
ضم أعضاء فريقك عن طريق إرسال دعوات لهم للانضمام إلى Techsup Track.
انتقل إلى "الموظفون" أو "أعضاء الفريق"
انقر "إضافة موظف" أو "دعوة عضو جديد"
تقديم:
تحديد نوع الوظيفة (دوام كامل، دوام جزئي، عقد) وتاريخ البدء وجدول العمل
اختر دور الموظف (عادةً "الموظف" للموظفين العاديين)
انقر "إرسال الدعوة". سيتلقى الموظف رسالة بالبريد الإلكتروني تحتوي على رابط لتفعيل حسابه
في إدارة الموظفين، ابحث عن "الاستيراد بالجملة" أو "استيراد الموظفين"
انقر "تحميل قالب اكسل" للحصول على جدول البيانات المنسق بشكل صحيح
أدخل جميع المعلومات المطلوبة لكل موظف (الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف، الهوية، القسم، إلخ)
ارجع إلى قسم الاستيراد وقم بتحميل ملف Excel المكتمل
راجع معاينة الموظفين المستوردين وقم بتأكيد الاستيراد
سيتلقى جميع الموظفين رسائل البريد الإلكتروني الدعوية تلقائيًا
تحديث معلومات الموظفين وضبط الجداول الزمنية وإدارة وصولهم إلى المنصة.
اذهب الى "الموظفون" لرؤية جميع أعضاء الفريق مع حالتهم
انقر فوق اسم الموظف لفتح ملفه الشخصي الكامل
قم بتحديث رقم الهاتف أو جهة اتصال الطوارئ أو التفاصيل المصرفية أو غيرها من المعلومات
ضبط جدول العمل، أو تحديد ساعات العمل، أو تعيين أنماط عمل مختلفة
انقر "حفظ" وتصبح التغييرات سارية المفعول على الفور
تعطيل وصول الموظف مؤقتًا مع الحفاظ على بياناته سليمة (مفيدة لفترات الإجازة)
إزالة الموظف نهائيًا (يُستخدم فقط في حالات الانصراف، ويتم أرشفة سجلاته)
إذا لم يقم الموظف بتنشيط حسابه، فأعد إرسال رسالة الدعوة عبر البريد الإلكتروني
ساعد الموظف على إعادة تعيين كلمة المرور الخاصة به إذا نسيها
اطلع على سجل الحضور الكامل للموظف ونشاط تسجيل الدخول
الحفاظ على ملفات تعريف الموظفين كاملة ودقيقة لأغراض الامتثال والموارد البشرية.
قم بتعيين وإدارة جداول العمل المختلفة لتحقيق المرونة والامتثال للوائح العمل.
اذهب الى "الإعدادات" → "جداول العمل"
انقر "إنشاء جدول" وقم بتسميته (على سبيل المثال، "المعيار 9-5")
لكل يوم من أيام الأسبوع، قم بضبط:
يقوم النظام باحتساب إجمالي الساعات الأسبوعية (عادة 40 ساعة للدوام الكامل في المملكة العربية السعودية)
طبّق الجدول الزمني على الموظفين أو الأقسام المعنية
مراقبة حضور الموظفين في الوقت الحقيقي وإدارة المشكلات المتعلقة بالحضور.
يقوم النظام بوضع علامة على أي تسجيلات وصول بعد وقت البدء المجدول. يمكنك المراجعة واتخاذ الإجراء المناسب.
إذا تأخر الموظف لأسباب وجيهة، فيمكنك الموافقة على تسجيل الحضور المتأخر أو ضبط الوقت يدويًا.
تعرض لوحة التحكم بالحضور الموظفين الذين لم يسجلوا الحضور بحلول نهاية وقت البدء
انقر فوق الموظف الغائب لعرض التفاصيل
يمكنك وضع علامة عليهم على النحو التالي: غائب (بدون عذر)، أو في إجازة (في حالة الموافقة المسبقة)، أو تسجيل تسجيل الحضور يدويًا
يمكنك اختياريًا إضافة ملاحظات حول الغياب لحفظ السجلات
يتم تسجيل الغياب وإدراجه في التقارير ووثائق الامتثال
يمكنك الوصول إلى تقارير شاملة لمراقبة الحضور والأداء والتأكد من الامتثال للوائح.
يعرض جميع عمليات تسجيل الحضور والانصراف والغياب وساعات العمل ليوم محدد
ملخص أسبوعي يوضح إجمالي الساعات والالتزام بالمواعيد والغياب والاتجاهات
استكمال بيانات الحضور الشهرية لكشوف المرتبات والامتثال والتحليل
الرسوم البيانية والرسوم البيانية التي توضح اتجاهات الحضور ومعدلات الالتزام بالمواعيد وإنتاجية الفريق
تفصيل تفصيلي للإجازات المعتمدة والغياب بدون عذر والطلبات المعلقة
وثائق الامتثال الحكومية التي تلبي متطلبات قانون العمل السعودي
انقر "التقارير" من القائمة الرئيسية
اختر التقرير الذي تحتاجه (يومي، أسبوعي، شهري، إلخ)
حدد النطاق الزمني أو القسم/الفريق أو موظفين محددين لتضمينهم
انقر "إنشاء" لإنشاء التقرير
راجع التقرير الذي يظهر على الشاشة، أو تابع تصديره
قم بتنزيل التقارير بتنسيقات مختلفة للنسخ الاحتياطي أو التحليل أو المشاركة مع أصحاب المصلحة.
قم بإنشاء التقرير الذي تريد تصديره
ابحث عن "تصدير" الزر، الذي يكون عادةً في أعلى اليمين
حدد PDF أو Excel أو CSV أو أي تنسيق آخر متاح
يتم تنزيل الملف تلقائيًا على جهازك
احتفظ بالتقارير المصدرة في مكان آمن لحفظ السجلات والامتثال
استخدم الرؤى المستندة إلى البيانات لاتخاذ قرارات أفضل بشأن القوى العاملة لديك.
النسبة المئوية لأيام تواجد الموظفين. تشير المعدلات المرتفعة إلى استقرار جيد في القوى العاملة.
نسبة الوصول في الوقت المحدد. يحدد أنماط تسجيل الحضور المتأخر.
تتبع ما إذا كان الموظفون يلتزمون بالساعات المطلوبة أو أنماط العمل الإضافي.
تحديد الأنماط: الغياب المتكرر في أيام محددة، موظفين معينين لديهم مشاكل.
تحليل استخدام الإجازة المعتمدة وخطة التغطية.
تواصل مباشرة مع الموظفين وفرق العمل دون انصراف المنصة.
انقر "الرسائل" من القائمة الرئيسية
انقر "رسالة جديدة" أو حدد محادثة موجودة
اختر موظفًا (موظفين) فرديًا أو قسمًا/فريقًا بأكمله
اكتب رسالتك. يمكنك تنسيق النص (غامق، مائل، نقطي) وإرفاق الملفات.
انقر "إرسال". يتلقى الموظفون إشعارات بناءً على إعداداتهم.
بث رسائل مهمة لجميع الموظفين أو مجموعات محددة.
اذهب الى "الاتصالات" → "الإعلانات"
انقر "إنشاء إعلان"
أنشئ عنوانًا واضحًا ومحتوى إعلانًا تفصيليًا
اختر من يمكنه رؤيته: جميع الموظفين، أو أقسام محددة، أو أدوار معينة
انشر على الفور أو حدد موعدًا لتاريخ/وقت محدد
انقر "نشر" ويتم إخطار جميع الموظفين المعنيين
إدارة كيفية تلقيك أنت وفريقك للتنبيهات والتحديثات المهمة.
انقر على أيقونة ملفك الشخصي واختر "الإعدادات"
انتقل إلى "الإشعارات" قسم
اختر الأحداث التي تؤدي إلى ظهور الإشعارات (الغياب، الرسائل الجديدة، الموافقات، إلخ.)
حدد: البريد الإلكتروني، أو الرسائل القصيرة، أو الإشعارات داخل التطبيق، أو المجموعة
حدد الأوقات التي لا تريد فيها تلقي الإشعارات
انقر "حفظ" لتطبيق التفضيلات
تأكد من أن شركتك تستوفي جميع متطلبات قانون العمل السعودي باستخدام Techsup Track.
يحدد القانون السعودي يوم العمل القياسي بـ 8 ساعات. يقوم Techsup Track تلقائيًا بوضع علامات على الانتهاكات وحساب العمل الإضافي بشكل صحيح.
يحق للموظفين الحصول على فترات راحة. يضمن النظام أن تكون خصومات الكسر دقيقة ومتوافقة.
يتم تتبع وإدارة الإجازات السنوية والإجازات المرضية والمستحقات الأخرى وفقًا لقانون العمل السعودي.
يتم وضع علامة على الساعات التي تتجاوز المعيار كعمل إضافي ويتم تتبعها بشكل منفصل للحصول على التعويض.
بالنسبة للعاملين المرنين/عن بعد، يقوم النظام بتوثيق الترتيبات ومراقبة الامتثال للوائح.
اذهب الى "التقارير" → "الامتثال"
اختر فترة التقرير (عادة شهرية)
يعرض التقرير حالة الامتثال لجميع المتطلبات
يتم تسليط الضوء على أي انتهاكات. اتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة.
الاحتفاظ بتقارير الامتثال لعمليات التفتيش والتدقيق الحكومية
يطبق Techsup Track الأمان على مستوى المؤسسة لحماية بيانات الموظفين الحساسة.
إنشاء والحفاظ على الوثائق المطلوبة من قبل الجهات الحكومية السعودية.
وثائق الامتثال لعمليات التفتيش والتدقيق في العمل. يقوم Techsup Track بإنشاء هذه العناصر تلقائيًا.
يجب الاحتفاظ بوثائق الحضور الرسمية لمدة عامين على الأقل.
البيانات متوافقة مع أنظمة الرواتب لإجراء حسابات دقيقة للرواتب.
بيانات الموظف وساعات العمل اللازمة لتوثيق الامتثال الضريبي.