إنشاء عقد
إضافة عقود جديدة إلى نظام إدارة العقود الخاص بشركتك
الوصول إلى نموذج إنشاء العقد
لإنشاء عقد جديد:
- 1انتقل إلى عقود الشركة من القائمة.
- 2انقر فوق + عقد جديد الزر الموجود في الزاوية العلوية اليمنى.
- 3سيتم فتح نموذج إنشاء عقد جديد.
قسم معلومات العقود
يحتوي هذا القسم على التفاصيل الأساسية حول العقد:
الشركة *
قم باختيار الشركة الطرف في هذا العقد من القائمة المنسدلة. سيتم عرض اسم الشركة في قائمة العقود.
عنوان العقد * (مطلوب)
أدخل اسمًا وصفيًا للعقد. أمثلة: "اتفاقية تطوير البرمجيات"، "عقد الصيانة السنوية"، "اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)"، "اتفاقية الخدمات الاستشارية".
قيمة العقد * (مطلوب)
أدخل القيمة النقدية للعقد. مثال: "50,000" (سيتم تحديد العملة حسب إعدادات النظام). وهذا يساعد على تتبع القيمة المالية للاتفاقيات.
تردد الدفع
حدد عدد مرات سداد الدفعات: مرة واحدة، أو شهريًا، أو ربع سنوي، أو نصف سنوي، أو سنويًا.
الموظفين المسموح لهم
حدد الموظفين المسموح لهم بالعمل على هذا العقد أو الوصول إليه. يساعد هذا الحقل في التحكم في من يمكنه عرض العقد وإدارته.
تكوين التاريخ
تحديد مدة صلاحية العقد:
تاريخ البدء * (مطلوب)
حدد التاريخ الذي يصبح فيه العقد ساريًا باستخدام منتقي التاريخ. التنسيق: شهر/يوم/سنة.
تاريخ الانتهاء * (مطلوب)
حدد التاريخ الذي ينتهي فيه العقد باستخدام منتقي التاريخ. وهذا أمر بالغ الأهمية لإدارة تجديد العقود.
الحالة
ضبط حالة العقد: نشط (ساري حاليًا) أو غير نشط (غير ساري المفعول أو منتهي الصلاحية).
الشروط والأحكام
إضافة معلومات تفصيلية حول شروط العقد:
منطقة نص الشروط والأحكام
أدخل أو الصق الشروط والأحكام الكاملة للعقد. يسمح محرر النصوص المنسق هذا بالنص المنسق، بما في ذلك المحتوى العربي. قم بتضمين جميع البنود والالتزامات وشروط الدفع والعقوبات المهمة.
أدوات التنسيق
استخدم شريط أدوات التنسيق لإضافة غامق ومائل وتسطير وقوائم وروابط وتنسيقات أخرى إلى نص المصطلحات.
قسم المرفقات
إرفاق المستندات الداعمة للعقد:
تحميل الملف
انقر على "اختيار ملف" لتحميل مستندات العقد (PDF، Word، Excel). التنسيقات المدعومة: PDF، DOC، DOCX، XLS، XLSX، إلخ.
إدارة الوثائق
تحميل العقد الموقع أو التعديلات أو المستندات أو أي مستندات ذات صلة. يمكن أن يصل حجم كل ملف إلى 10 ميغابايت.
قسم الوصف
أضف ملاحظات وأوصاف اختيارية حول العقد:
وصف منطقة النص
أضف ملاحظات إضافية أو ملخصًا أو معلومات مهمة حول العقد. هذا الحقل اختياري ولكنه مفيد للرجوع إليه بسرعة.
حفظ العقد
بمجرد الانتهاء من جميع الحقول المطلوبة:
- ✓مراجعة جميع المعلومات للتأكد من دقتها، وخاصة التواريخ وقيمة العقد.
- ✓تأكد من إكمال كافة الحقول المطلوبة.
- ✓انقر حفظ العقد لإنشاء سجل العقد.
- ✓انقر إلغاء لتجاهل التغييرات والعودة إلى قائمة عقود الشركة.
أفضل الممارسات لإنشاء العقود
- كن وصفيًا: استخدم عناوين عقود واضحة ومفصلة تشرح الغرض ونوع الاتفاقية.
- التواريخ الدقيقة: تحقق مرة أخرى من تواريخ البدء والانتهاء لمنع فقدان التجديدات أو مشكلات الامتثال.
- الشروط الكاملة: قم بتضمين جميع البنود المهمة وشروط الإنهاء وشروط الدفع في قسم الشروط والأحكام.
- إرفاق المستندات: قم بتحميل العقد الموقع وأي تعديلات عليه لسهولة الوصول إليه والرجوع إليه.
- إضافة ملاحظات: قم بتضمين ملخص أو نقاط رئيسية في الوصف للرجوع إليها بسرعة من قبل أعضاء الفريق الآخرين.