إنشاء اشتراك
قم بإعداد الاشتراكات المتكررة واتفاقيات الخدمة
ما هو الاشتراك؟
يمثل الاشتراك عقدًا متكررًا أو اتفاقية خدمة مع تجديد تلقائي على فترات زمنية محددة. على عكس العقود لمرة واحدة، يتم تجديد الاشتراكات تلقائيًا وفقًا لجدول زمني محدد (شهريًا، ربع سنويًا، سنويًا) ما لم يتم إلغاؤها يدويًا.
تتضمن أمثلة الاشتراكات ما يلي:
- تراخيص البرامج الشهرية
- عقود صيانة سنوية
- اتفاقيات الخدمة المتكررة
- المنتجات القائمة على الاشتراك
الوصول إلى نموذج إنشاء الاشتراك
لإنشاء اشتراك جديد:
- 1انتقل إلى عقود الشركة او قسم الاشتراكات
- 2انقر + إنشاء الاشتراك زر.
- 3سيتم فتح نموذج إنشاء الاشتراك.
معلومات الاشتراك
يلتقط هذا القسم تفاصيل الاشتراك الأساسية:
اسم الاشتراك * (مطلوب)
أدخل اسمًا وصفيًا للاشتراك. أمثلة: "Microsoft Office 365 Annual"، "AWS Cloud Services Monthly"، "الاشتراك في أداة إدارة المشاريع".
الشركة * (مطلوب)
حدد الشركة التي لديها هذا الاشتراك من القائمة المنسدلة.
قيمة الاشتراك * (مطلوب)
أدخل تكلفة كل دورة اشتراك. مثال: "100" مقابل 100 دولار لكل دورة.
دورة الفوترة * (مطلوب)
حدد عدد مرات تجديد الاشتراك: شهريًا، أو ربع سنوي، أو نصف سنوي، أو سنويًا. وهذا يحدد تكرار التجديد وتواريخ الفوترة.
تكوين التاريخ
ضبط تاريخ بدء الاشتراك وجدول التجديد:
تاريخ البدء * (مطلوب)
حدد التاريخ الذي يصبح فيه الاشتراك نشطًا. التنسيق: شهر/يوم/سنة. سيتم التجديد بناءً على هذا التاريخ.
تاريخ الانتهاء (يتم حسابه تلقائيًا)
يقوم النظام تلقائيًا بحساب تاريخ الانتهاء بناءً على تاريخ البدء ودورة الفوترة. يظهر هذا متى تنتهي الدورة الحالية.
الحالة
اضبط الحالة: نشط (مشترك حاليًا)، أو ملغي (لم يعد نشطًا)، أو معلقًا (غير نشط مؤقتًا).
إعدادات التجديد
قم بتكوين كيفية تجديد الاشتراك:
التجديد التلقائي (مربع الاختيار)
حدد هذا المربع إذا كان يجب تجديد الاشتراك تلقائيًا في نهاية كل دورة فوترة. اتركه بدون تحديد إذا كان التجديد اليدوي مطلوبًا.
أيام تذكير التجديد
قم بتعيين عدد الأيام التي تريد تذكيرك فيها بالتجديد القادم قبل انتهاء الصلاحية (على سبيل المثال، 30 يومًا، 60 يومًا). وهذا يضمن عدم تفويت المواعيد النهائية للتجديد.
تفاصيل إضافية
إضافة المزيد من المعلومات حول الاشتراك:
اسم البائع/المزود
أدخل اسم الشركة أو البائع الذي يقدم خدمة الاشتراك. مثال: "Microsoft"، "Adobe"، "Salesforce".
الوصف / الملاحظات
أضف تفاصيل إضافية مثل مفتاح الترخيص أو بيانات اعتماد الوصول أو الشروط والأحكام المهمة. احتفظ بهذا كمرجع داخلي.
معلومات الاتصال
قم بتخزين تفاصيل الاتصال بالبائع أو رقم هاتف الدعم أو البريد الإلكتروني للرجوع إليها بسرعة عند ظهور مشكلات.
حفظ الاشتراك
بمجرد الانتهاء من جميع الحقول المطلوبة:
- ✓قم بمراجعة جميع المعلومات للتأكد من دقتها، وخاصة التواريخ وقيمة الاشتراك.
- ✓تحقق من ضبط دورة الفوترة بشكل صحيح.
- ✓انقر حفظ الاشتراك لإنشاء السجل.
- ✓انقر إلغاء لتجاهل التغييرات.
أفضل الممارسات لإدارة الاشتراكات
- تمكين التجديد التلقائي: استخدم التجديد التلقائي للاشتراكات الهامة لمنع انقطاع الخدمة.
- ضبط التذكيرات: قم بتكوين تذكيرات التجديد قبل 30 إلى 60 يومًا من انتهاء الصلاحية لإتاحة الوقت للمفاوضات أو الموافقة على الميزانية.
- تتبع التكاليف: احتفظ بقيم اشتراك دقيقة لمراقبة النفقات السنوية وميزانيتها.
- بيانات اعتماد المتجر: احتفظ بمعلومات الاتصال بالبائع وبيانات اعتماد الحساب في الوصف للوصول السريع.
- المراجعات المنتظمة: قم بمراجعة الاشتراكات بشكل دوري للتأكد من استمرار الحاجة إليها وأن التكلفة مبررة.